Control de aforos y reservas Novedades Accede

Les presentamos un nuevo producto desarrollado por Serdoc, denominado Accede, para la gestión de diferentes recursos dentro de una biblioteca.

Con su utilización, la biblioteca dispondrá de una herramienta donde sus usuarios podrán reservar puestos de lectura, puestos de consulta y salas de trabajo, además de gestionar las citas y el aforo de la biblioteca en tiempo real.

Siguiendo nuestra filosofía, de la que es un claro ejemplo todo nuestro catálogo, su desarrollo ha tenido en cuenta los requerimientos facilitados por las primeras bibliotecas que lo han instalado. De esta manera, ofrecemos una herramienta completa y fiable, con capacidad para integrar nuevas funcionalidades.

Actualmente Accede está operativo en veinticuatro bibliotecas universitarias y varias bibliotecas municipales.

Accede dispone de las siguientes funcionalidades:

• Reserva de puestos de lectura
• Reserva y control de acceso a puestos de consulta
• Control de aforo
• Solicitud y gestión de citas
• Reserva de salas de estudio o trabajo
• Publicación y reserva de eventos

Al tratarse de un sistema modular, se pueden contratar las funcionalidades que en cada caso se precisen.

El sistema de reserva de puestos de lectura se configura a través de la definición de ubicaciones (p.e., bibliotecas dentro de una misma universidad), dentro de las que se pueden crear diferentes salas para permitir a los usuarios finales optar por una u otra. A su vez, en cada sala se darán de alta los puestos de lectura, a los que se podrán asignar distintos niveles de prioridad (para definir un orden de reservas y distribución de las mismas en cada sala) o, alternativamente, dejar que Accede realice la asignación de puestos de manera aleatoria. Asimismo, en cada sala se podrán definir un conjunto de horarios semanales habituales, así como horarios específicos para días concretos (vacaciones, festivos, medias jornadas, etc.).

El sistema permite también definir diversos parámetros relativos a las reservas, como son la duración de cada tramo reservable por los usuarios, cuántas reservas puede realizar en un mismo día o periodo, y con cuántos días de antelación se puede hacer una reserva.

Los usuarios pueden realizar las reservas desde un panel intuitivo, en el que se muestran las franjas horarias disponibles en las distintas salas en función de los horarios y parámetros de configuración. También pueden acceder en todo momento a un panel con sus próximas reservas, para anularlas o descargar la confirmación de reserva en formato PDF (incluyendo un código QR para su presentación a la entrada y salida de la sala); en todo caso, tras una reserva o anulación, el usuario recibirá una notificación por correo electrónico de los cambios. El sistema se complementa con la instalación de un conjunto de terminales de entrada y salida en los que los usuarios pueden escanear los códigos de sus reservas para registrar su visita.

El módulo de reserva y control de acceso a puestos de consulta ofrece una herramienta para que los usuarios puedan reservar sesiones de uso de los ordenadores, que pone a su disposición la biblioteca. De forma parecida a como ocurría con los módulos anteriores, los equipos se asociarán a una sala, que tendrá a su vez su horario de funcionamiento y limitaciones en cuanto al número de reservas diarias por periodo. El sistema permite definir la duración de cada sesión, así como el número y duración de las extensiones que podrá solicitar el usuario. Por otro lado, se podrá permitir el uso de los equipos sin reserva previa, mientras no haya en ese momento una reserva previa activa de otro usuario (e informando al usuario de la posibilidad de reservas en un futuro próximo, que le pudieran afectar). Para hacer uso de los equipos, se empleará el nombre de usuario o número de carné junto con su contraseña o PIN, todo ello en función de los mecanismos de autenticación activos. También existirá la posibilidad, disponible tanto para administradores como para managers de sala, de dar de alta “tickets de un solo uso” para visitantes que no dispongan de carné de usuario, pero a los que se les quiera permitir el uso de los equipos.

Mediante el módulo de control de aforo, se puede definir la capacidad de visitantes a nivel de biblioteca, empleándose también los terminales de entrada y salida para escanear los códigos de carnet de usuario.

Cuando el nivel de aforo esté completo, tanto los terminales como la aplicación advertirán de esta circunstancia a los usuarios y a los técnicos de la biblioteca, permitiendo de esta manera que la gestión del aforo esté totalmente automatizada.

El sistema, llevará el registro de los visitantes que han entrado y salido, ofreciendo en abierto, un cuadro de mando con gráficos indicando la ocupación en todo momento de las distintas ubicaciones, de forma que los usuarios puedan juzgar la idoneidad de acudir a las instalaciones en un momento determinado.

Esta información es accesible desde dispositivos móviles que accederán al servidor del servicio o en la página web de la Universidad.

El módulo de solicitud y gestión de citas permite definir para cada ubicación diversos servicios y tramos horarios, para que los usuarios puedan hacer reservas sobre ellos, tales como el préstamo y/o devolución de fondos, entregas de documentación en secretaría y operaciones similares.

El módulo de reserva de salas de estudio o trabajo permite definir un conjunto de salas, con sus respectivos horarios de funcionamiento, duración de la reserva, limitaciones en el número de reservas, etc., que estarán disponibles para que los usuarios las reserven.

Por su parte, el módulo de publicación y reserva de eventos facilita la puesta a disposición del público de información sobre actos y eventos organizados por la biblioteca. Para cada evento, se puede definir su hora de inicio y final, su ubicación (con la posibilidad de marcarla en un mapa) y el aforo disponible para su reserva (si procede). Los usuarios podrán visualizar los distintos eventos y reservar una plaza (si procede), así como descargar el evento en formato iCalendar para importarlo en aplicaciones como Microsoft Outlook o el calendario de su smartphone o tablet.

Accede permite la integración con diversos mecanismos de autenticación, entre los que se encuentran SAML 2.0, SIP2 (incluyendo ALMA) y APIs REST JSON, aunque en todo caso se puede contemplar el desarrollo de módulos de autenticación ad hoc para clientes.

Accede permite dos niveles de acceso en cuanto a administración: administradores (que tienen el control total de la configuración del sistema y de los elementos registrados) y managers de sala (que únicamente pueden, para un conjunto determinado de salas, realizar y cancelar reservas manualmente, registrar entradas y salidas tanto de equipos como de puestos y de visitantes, y visualizar las reservas y los registros de entrada/salida de los módulos habilitados; estos últimos especialmente relevantes en la situación actual de pandemia para la organización y control de limpieza de puestos).

En lo que respecta a tecnologías y estándares, Accede se ofrece como un servicio SaaS en la nube, disponible para cualquier sistema con un navegador web (con diseño responsive adaptado tanto a PCs como a smartphones y tablets) siguiendo los estándares vigentes en materia de accesibilidad, seguridad y protección de datos.